【PCA調査】ファイル共有の悩み、半数以上が「セキュリティ不安」と回答！その解決策を専門家が解説

序章：その「なんとなくの不安」、PCA調査で数値化されました

日々、ビジネスの現場では膨大な量のファイルが行き交っています。大容量の資料を取引先に送付しようとして「ファイルサイズが大きすぎる」とメールが返ってきた経験や、機密情報を含むファイルを共有する際に「本当に安全だろうか」と不安を感じた経験は、多くのビジネスパーソンにとって身近なものではないでしょうか。業務を「早く終わらせたい」という利便性の追求と、「安全に遂行したい」というセキュリティへの配慮。この二つの間で揺れ動く心の葛藤は、もはや個人の問題ではなく、組織全体が向き合うべき普遍的な課題となっています。

このような背景のもと、ピー・シー・エー（PCA）株式会社が実施した「ファイル共有システムに関する実態調査」は、クラウドストレージを利用しているバックオフィス業務担当者107名を対象に、この課題を客観的なデータで明らかにしました 1。バックオフィス業務の担当者は、まさにファイル共有とデータ管理の最前線に立ち、日常的にこのジレンマに直面しています。この調査結果は、企業が抱える「なんとなくの不安」を具体的な数値として捉え、その解決策を模索するための重要な道標となります。本記事では、この権威ある調査結果を基に、なぜ企業がセキュリティと利便性の両立に苦慮しているのかを深く掘り下げ、その課題を乗り越えるための実践的なアプローチを解説します。

PCA調査で判明！企業が直面する「ファイル共有の三すくみ」

PCAが実施した実態調査を分析すると、企業が直面するファイル共有の課題は、「セキュリティ」「利便性」「容量・コスト」の三つの要素が複雑に絡み合う「三すくみ」として捉えることができます。単一の課題ではなく、これら複数の側面を同時に解決することが求められていることがデータから明らかになりました。

ファイル共有は日常業務。しかも、外部とのやり取りが当たり前に

まず、クラウドストレージの利用目的に関する調査では、「データ保存」と「社内でのファイル共有」がともに65.4%と最も多く、バックオフィス業務においてこれらのサービスが基幹的なインフラとして定着していることがわかります 2。さらに注目すべきは、ファイル共有が社内完結するものではなく、外部とのやり取りが日常化しているという点です。社外の人とファイルを共有する頻度について、「ほぼ毎日」が17.8%、「週に数回」が41.1%を占め、回答者の約6割が頻繁に外部共有を行っていることが明らかになりました 2。このデータは、ファイル共有が単なる一時的なタスクではなく、ビジネスの円滑な遂行に不可欠な、恒常的なプロセスになっていることを示しています。かつては、大容量ファイルを送るための補助的な「ツール」だったものが、今やビジネスの血液ともいえるデータ流通を支える「インフラ」へとその役割が変化しているのです。この認識の変化は、ファイル共有システムの選定が、単なる機能比較ではなく、企業全体の生産性とセキュリティ体制に直結する戦略的な意思決定であることを意味します。

ユーザーの悩みは「セキュリティ」と「容量」だった

では、これほどまでに外部共有が日常化している現代において、現場の担当者はどのような課題を感じているのでしょうか。調査によると、社外共有時に感じる最大の課題として「セキュリティが不安」と回答した人が50.6%と過半数を占め、次いで「ファイルサイズ制限が厳しい」が38.3%という結果でした 2。この「不安」という感情的な言葉の重みは、単なる技術的な不満を超えた、業務遂行における心理的な負担を示唆しています。この不安はどこから来るのでしょうか。週に数回という高頻度で、大容量ファイルや機密情報を含むデータを外部とやり取りする状況を想像してみてください。もしその際に、セキュリティ対策が不十分なツール、例えばメール添付などを使い続けなければならないとすれば、常に情報漏洩のリスクに晒されているような感覚に陥るのは当然です。したがって、この不安は、タスクとツールの間のミスマッチから生まれる、自然な反応であると結論付けられます。

ユーザーが求める改善点から見えた「両立への渇望」

現場の担当者が抱える「三すくみ」は、サービスの改善要望にも明確に表れています。現在利用しているクラウドストレージサービスで改善してほしい点として、「セキュリティ機能の強化」（35.5%）、「アップロード・ダウンロード速度の向上」（32.7%）、「容量制限の拡大」（29.0%）が上位3位を占めました 1。この結果は、ユーザーが単に一つの問題を解決したいのではなく、「セキュリティ」と「利便性」（速度、容量）のすべてを同時に高めたいという強い願望を持っていることを物語っています。安全だが遅いソリューションや、高速だが容量に制限があるソリューションは、もはや実用的ではありません。この「三すくみ」を解消し、真に現場が求める価値を提供するシステムこそが、これからの時代に求められているのです。

以下に、PCA調査で明らかになった「不満」と「要望」のギャップをまとめます。

不満に感じる点	回答率	改善を求める点	回答率
セキュリティが不安	50.6%	セキュリティ機能の強化	35.5%
ファイルサイズ制限が厳しい	38.3%	アップロード・ダウンロード速度の向上	32.7%
大容量ファイルの送信が面倒	29.6%	容量制限の拡大	29.0%

専門家が診断！なぜ「セキュリティ」と「利便性」は両立が難しいのか？

従来のファイル共有方法が抱える根本的なリスク

長年にわたり、多くの企業がメール添付やUSBメモリ、あるいは社内ファイルサーバーといった方法でファイル共有を行ってきました。これらの方法は、それぞれ異なる根本的なリスクを抱えています。

• メール添付： 最も手軽な方法である一方で、ヒューマンエラーによる誤送信の危険性が常に伴います。また、通信経路が暗号化されていない場合、第三者に傍受されるリスクもあります 3。特に、パスワード付きZipファイル（いわゆるPPAP）は、パスワードを同じ通信経路で別途送信するため、セキュリティ対策として不十分であることが広く認識されています 4。
• USBメモリ： 持ち運びが便利という利点がある一方で、紛失や盗難による情報漏洩リスクが極めて高いのが実情です 3。また、マルウェア感染のリスクも無視できません。
• 社内ファイルサーバー： 一見、閉鎖的なネットワーク内で安全にデータを管理できると思われがちですが、初期コストが高く、運用・保守に多大な手間がかかります 5。さらに、アクセス権限設定が適切に行われていない場合、内部からの不正アクセスやデータの改ざん、意図しない情報漏洩につながるリスクも存在します 6。

これらの方法に共通するのは、「セキュリティ対策を講じている」という幻想を生み出す点です。パスワードをかける、サーバーを設置するといった対策は、一見すると安全に思えます。しかし、実際には、マルウェア感染、データ破壊、そして従業員の操作ミスといった、より複雑なリスクに対しては無力です 6。真のセキュリティとは、単なるパスワード保護を超え、データがどこにあっても、誰に扱われても安全性を保つ多層的なアプローチを必要とします。

生産性を阻害する「見えない課題」

セキュリティリスクが企業の存続を脅かす一大事である一方で、従来のファイル共有方法がもたらす日々の非効率性は、ビジネスの生産性をゆっくりと、しかし確実に蝕んでいます。

• 煩雑なファイル管理： 資料を探すのに時間がかかったり、古いバージョンのマニュアルで作業を進めてしまったりする問題が発生します 8。バージョン管理が不十分な環境では、誤った情報に基づく作業が品質低下や事故につながることもあり得ます。
• コミュニケーションの非効率性： ファイルを送付した後、相手が受け取ったかどうか、内容を確認したかどうかをメールやチャットで逐一確認する手間が発生します 9。こうした手作業による確認作業は、無駄なコミュニケーションを増やし、業務の停滞を引き起こします。

これらの「見えない課題」は、一見小さな時間の浪費に見えますが、積み重なると無視できないほどの大きな隠れたコストとなります。劣悪なファイル共有システムがもたらす真の代償は、潜在的なセキュリティ侵害だけでなく、日々の生産性低下という形でビジネスの成長を絶え間なく圧迫し続ける要素なのです。

解決策は「3つの柱」にあり！安全と快適を両立する実践ガイド

この「三すくみ」を乗り越え、真に業務を効率化するファイル共有システムを導入するためには、以下の「3つの柱」を意識した戦略的なアプローチが不可欠です。

柱1：強固なセキュリティは「多層防御」から

セキュリティと利便性の両立を実現するためには、セキュリティを単一の機能ではなく、複数の層で保護する「多層防御」の考え方を取り入れることが不可欠です。

• ユーザー認証とアクセス権限の徹底管理： 誰でもアクセスできる状態は大きなリスクです。機密性の高いデータに限らず、すべての共有フォルダにユーザーIDとパスワードを設定し、アクセスできるユーザーを限定することが重要です 10。さらに、誰がファイルを表示、編集、ダウンロードできるかを細かく設定できる、きめ細やかなアクセス制御機能を活用することで、内部からの不正アクセスリスクを大幅に軽減できます 11。多要素認証（MFA）の導入も、ID・パスワードの流出時にも不正アクセスを防ぐ重要な層となります 12。
• データは「移動中」も「保管中」も暗号化： セキュリティの観点では、データの状態を「保管中（静止中）」と「移動中（転送中）」に分けて考える必要があります。優れたクラウドストレージサービスは、データがサーバーに保管されているときだけでなく、アップロードやダウンロードの通信時にも暗号化を施すことで、第三者による傍受リスクを防ぎます 12。
• ログ管理と監査機能で不正を可視化： セキュリティインシデントは、その発生をいち早く検知することが重要です。適切なシステムは、すべてのユーザーの行動（ログイン、ダウンロード、削除など）を詳細に記録するログ管理機能を備えています 4。このログデータは、コンプライアンス監査やセキュリティインシデント発生時の原因究明に不可欠であり、外部からの攻撃だけでなく、内部での不正利用の特定にも役立ちます。

柱2：生産性を劇的に変える「利便性設計」

セキュリティを確保しつつ、業務効率を向上させるためには、現場の使いやすさを徹底的に考慮した利便性設計が求められます。

• リアルタイムな共有と共同編集： クラウドストレージは、チームメンバーや取引先とのファイルの即時共有、さらには共同編集を可能にします。これにより、メールでのやり取りやファイルのバージョン管理に費やしていた無駄な時間を削減し、コラボレーションを加速させることができます 8。
• 大容量ファイルもサクサク共有： 調査で課題として挙がった「ファイルサイズ制限」の悩みは、大容量ファイルに対応したクラウドストレージを導入することで解決します 2。高速なアップロード・ダウンロード速度は、現場のストレスを軽減し、業務を円滑に進める上で欠かせない要素です 1。
• 閲覧状況の可視化と通知機能： ファイルを送付した後、相手がいつ、どこまで内容を閲覧したかを可視化する機能は、手動での確認作業を不要にします 9。これにより、業務のボトルネックを特定し、次のアクションを迅速に起こすことができます。

柱3：自社に最適な「クラウドストレージ」を選ぶためのポイント

最後に、多くの選択肢の中から自社に最適なシステムを選ぶための重要なポイントを解説します。

• 費用対効果とスケーラビリティ： オンプレミスサーバーは高額な初期費用がかかる上に、将来的な容量拡張にもコストと手間がかかります 5。一方、クラウドストレージは、利用量に応じて柔軟にプランを変更できるため、事業規模の成長に合わせてコスト効率よく利用できます 14。
• 誰でも使える「操作性」を重視： どれだけ優れた機能を持っていても、従業員が使いこなせなければ意味がありません 3。直感的な操作が可能か、既存の業務プロセスに無理なく組み込めるか、NASのようにエクスプローラーから操作できるかなど、現場の「使いやすさ」を最優先に評価することが重要です 10。
• 導入後の「サポート体制」と実績： 導入後のトラブルや疑問に迅速に対応してくれるサポート体制は、システムの安定運用に不可欠です 10。また、自社と同じ業界や規模の企業での導入実績があるかどうかも、信頼性を判断する上で重要な指標となります 10。PCAクラウド 1、SecureSAMBA 10、CentreStack 12 など、多くの選択肢を比較検討することが推奨されます。

まとめ：ファイル共有の「苦悩」は「戦略」に変えられる

PCAの調査は、ファイル共有における「セキュリティ」と「利便性」の二律背反が、現代ビジネスの現場における主要な課題であることを明確に示しました。しかし、この課題は単なる「苦悩」として捉えるべきではありません。むしろ、これを「戦略」的に解決することで、企業は大きな競争優位性を獲得することができます。

適切なファイル共有システムを導入することは、単に情報漏洩リスクを軽減するだけでなく、業務の効率化を劇的に改善し、リモートワークやデータ駆動型意思決定といった新しい働き方への土台を築きます。セキュリティ、利便性、そして容量の「三すくみ」を解消する多層的なソリューションを選択し、従業員が安心して業務に集中できる環境を構築することが、未来のビジネスを成功に導く鍵となるでしょう。

よくある質問（FAQ）

1. PCAが実施した調査の対象はどのような人ですか？
2. クラウドストレージサービスを利用しているバックオフィス業務担当者107人です 1。
3. ファイル共有システムで最も重視すべきセキュリティ機能は何ですか？
4. アクセス権限設定、パスワード保護、有効期限付きリンク、多要素認証（MFA）など、複数の機能を組み合わせた多層的な防御が重要です 2。
5. なぜ無料のファイル転送サービスは企業利用に向かないのですか？
6. セキュリティリスクが高く、誤送信や第三者による傍受の恐れがあるためです。また、履歴管理やログ管理ができない点もリスクになります 3。
7. オンプレミスのファイルサーバーとクラウドストレージ、どちらが優れていますか？
8. 一概に優劣はつけられません。コスト、セキュリティ要件、管理体制によって最適な選択は異なります。一般的にクラウドは導入コストが低く、運用負荷が少ない点がメリットです 5。
9. パスワード付きZipファイル（PPAP）は、なぜセキュリティ対策として推奨されなくなったのですか？
10. パスワードを別のメールで送る「PPAP」は、通信経路が同じであれば両方とも傍受される危険性があるため、セキュリティ対策として不十分とされています 4。
11. ファイル共有システムの導入で業務効率はどれくらい向上しますか？
12. 紙の文書の保管場所が不要になったり、承認作業が簡素化されたりするなど、業務時間の短縮が期待できます。導入企業の約7割が業務時間短縮を実感したという調査もあります 2。
13. リモートワークで安全にファイル共有を行うにはどうすればいいですか？
14. VPNや二要素認証、端末認証など、通信経路とアクセス端末を保護する機能を持つクラウドストレージを利用することが有効です 12。
15. ファイル共有システムを選ぶ際の重要なチェックポイントは何ですか？
16. セキュリティ機能（暗号化、アクセスログ）、利便性（操作性、モバイル対応）、コスト、サポート体制、拡張性などを総合的に評価することが重要です 3。
17. データのバックアップは自動で行われますか？
18. 多くのクラウドストレージサービスでは、自動バックアップ機能が提供されています。これにより、災害や障害、ユーザーの操作ミスによるデータ損失リスクを軽減できます 7。
19. PCAクラウドは具体的にどのようなセキュリティ対策をしていますか？
20. 信頼性の高いデータセンターでの24時間365日体制のセキュリティ管理、データ暗号化、ユーザーIDによるアクセス制限、変更履歴のログ管理などの対策を講じています 11。

引用文献

1. PCAが「ファイル共有システムに関する実態調査」、セキュリティーと利便性の両立に苦慮, 9月 17, 2025にアクセス、 https://www.weeklybcn.com/journal/news/detail/20250917_211908.html
2. 約6割が、「週に複数回以上」ファイルを社外共有「セキュリティ ..., 9月 17, 2025にアクセス、 https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000096.000068180.html
3. 社外・社内で使える5つのデータ共有方法のメリット・デメリットを解説 - Fujifilm, 9月 17, 2025にアクセス、 https://sp-jp.fujifilm.com/secure_deliver/tips/column26.html
4. 「使えるファイル箱」まるわかり：オンラインストレージのよくある質問にお答え, 9月 17, 2025にアクセス、 https://www.tsukaeru.net/blog/filebako-faq-ja/
5. 【結局どっち？】社内ファイルサーバーとクラウドストレージの長所と短所を比較 - WPS Cloud Pro, 9月 17, 2025にアクセス、 https://biz.wpscloud.jp/column/file-server-comparison
6. ファイルセキュリティとは？ 起こり得るリスクに対する対策 - インターコム, 9月 17, 2025にアクセス、 https://www.intercom.co.jp/final_document/column/about-file-security/
7. ファイルサーバーのセキュリティ対策について｜リスクについても解説 - アイビス, 9月 17, 2025にアクセス、 https://www.ibis.ne.jp/it-book/20241112-security-measures-for-file-servers/
8. 【事例付】情報共有ツールの効果は？課題別に導入すべき6種類を解説, 9月 17, 2025にアクセス、 https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/procenter/column/subject_6points.html
9. 企業間の電子ファイルの共有で起こる3つの課題とは～取引先への電子データ受け渡し業務の効率化へ向けたポイントの解説 - CommuRing, 9月 17, 2025にアクセス、 https://commu-ring.unirita.co.jp/column/fileshare-problem
10. ファイル共有を社内でするための社内共有フォルダの作り方と ..., 9月 17, 2025にアクセス、 https://info.securesamba.com/media/7977
11. 個人情報の管理もPCAで安全・安心！個人情報保護法の適用が拡大 | 会計ソフトはPCA, 9月 17, 2025にアクセス、 https://pca.jp/area_top/hogo/index.html
12. コンプライアンスのためのセキュアなファイル共有：CentreStackソリューション, 9月 17, 2025にアクセス、 https://www.centrestack.com/ja/data-compliance/
13. ファイルを安全に共有する方法：ベストプラクティスチェックリスト - Kiteworks, 9月 17, 2025にアクセス、 https://www.kiteworks.com/ja/best-practices-checklist-how-to-share-files-securely/
14. Azure Files のアーキテクチャのベスト プラクティス - Microsoft Learn, 9月 17, 2025にアクセス、 https://learn.microsoft.com/ja-jp/azure/well-architected/service-guides/azure-files
15. クラウドを使ったファイル共有の利点とは？ 共有方法と課題についても紹介 - インターコム, 9月 17, 2025にアクセス、 https://www.intercom.co.jp/final_document/column/cloud-file-sharing-merit/
16. GDPRおよびHIPAAコンプライアンスのためのセキュアなクラウドファイル共有 - CentreStack, 9月 17, 2025にアクセス、 https://www.centrestack.com/ja/usecase-scalable-cloud-file-sharing-for-compliance/
17. 信頼性&安全性 | PCAクラウド | ピー・シー・エー株式会社, 9月 17, 2025にアクセス、 https://pca.jp/area_product/cloud/reliability.html
18. クラウド ストレージ VS オンプレミス サーバー: 知っておきたい 9 つの比較ポイント - Microsoft, 9月 17, 2025にアクセス、 https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/cloud-storage-vs-on-premises-servers